Regolamento per la concessione in uso degli spazi dell’Istituto Vittoriano e Palazzo Venezia

(Artt. 106 e ss. del Codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con D.Lgs. n. 42/2004 e s.m.i.)

1.1 Il presente regolamento disciplina le modalità di rilascio della concessione in uso degli spazi dell’Istituto Vittoriano e Palazzo Venezia (nel prosieguo anche l’“Istituto”), ivi compresa la Biblioteca di Archeologia e Storia dell’Arte.

1.2 La concessione in uso viene rilasciata per gli usi e le finalità indicate in sede di richiesta, secondo le modalità e le prescrizioni specificate nell’atto stesso.

2.1 La domanda di concessione in uso, rivolta alla Direttrice Generale dell’Istituto Vittoriano e Palazzo Venezia, va inoltrata compilando l’apposito modulo sul sito web.

2.2 La domanda deve essere trasmessa 75 (settantacinque) giorni prima rispetto alla data di inizio di occupazione degli spazi.

2.3 Ai fini del rilascio della concessione è indispensabile che la domanda indichi in maniera specifica e puntuale le attività per le quali si richiedono gli spazi in uso e l’utilizzatore finale.
Tutti i dati che compaiono nella domanda saranno utilizzati per le finalità istituzionali dell’Istituto e trattati in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR - General Data Protection Regulation) approvato con Regolamento (UE) 2016/679, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti fondamentali nei limiti di quanto necessario al rilascio dell’atto di concessione in uso degli spazi.

2.4 L’eventuale presenza di addetti stampa, giornalisti (e/o qualsiasi altro soggetto che intenda acquisire immagini o svolgere servizi professionali) all’interno degli spazi oggetto della concessione sarà consentita soltanto previa autorizzazione dell’Amministrazione e dovrà pertanto essere segnalata all’atto della domanda.

3.1 L’importo del canone della concessione è stabilito dalla Direttrice Generale dell’Istituto, ai sensi dell’art. 108 del D.Lgs. n. 42/2004 e s.m.i.

3.2 Il canone deve essere versato in anticipo tramite bonifico bancario di cui al conto corrente specificato nell’atto di concessione. 

3.3 Sono inoltre a carico del richiedente gli oneri per il personale ministeriale utilizzato in regime di conto terzi secondo quanto sarà determinato nella clausola convenzionale allegata all’atto di concessione.

3.4 Il pagamento degli oneri per il personale ministeriale utilizzato in regime di conto terzi deve avvenire su distinto conto corrente specificato nella clausola convenzionale allegata all’atto di concessione.

3.5. Le ricevute del versamento del canone e del pagamento degli oneri per il personale ministeriale utilizzato in regime di conto terzi devono essere trasmesse, unitamente all’atto di concessione sottoscritto, non oltre 35 (trentacinque) giorni dalla data di occupazione degli spazi richiesti.

3.6 Il richiedente - prima di procedere alla firma dell’atto di concessione - può incaricare del pagamento degli oneri di cui al presente articolo un soggetto terzo, ferma restando la propria responsabilità in solido in caso di inadempimento. 

3.7 In questo caso il Concedente deve acquisire l’accettazione dell’obbligo di adempimento da parte del soggetto indicato dal richiedente, i cui dati sono inseriti nell’atto di concessione. 

3.8 I versamenti di tutti gli importi quantificati nell’atto di concessione e nella clausola convenzionale allegata allo stesso devono pervenire al netto di eventuali oneri o commissioni bancarie per l’Istituto. 

3.9 Eventuali costi aggiuntivi non quantificabili in sede di rilascio della concessione - anche se dovuti a variazioni apportate al programma originario ed autorizzate dall’Istituto - restano comunque a carico del concessionario.

3.10 Sono inoltre a carico del Concessionario le spese relative a:
a) assistenza tecnica in caso di utilizzo dell’impianto elettrico a opera della ditta incaricata del servizio di manutenzione degli impianti dell’Istituto;
b) assistenza tecnica in caso di utilizzo degli ascensori ad opera della ditta incaricata del servizio di manutenzione degli ascensori dell’Istituto;
c) operazioni di pulizia e presidio dei servizi igienici durante tutto il periodo della Concessione ad opera della ditta incaricata del servizio di pulizia e igiene ambientale dell’Istituto.

3.11 Il Concedente comunicherà al Concessionario i riferimenti delle ditte per le attività di cui al punto 3.10, affinché quest’ultimo possa definire le modalità di erogazione dei servizi e i relativi costi. 

Il Concessionario è tenuto:

a) al rispetto dei valori artistici e storici degli spazi concessi in uso;

b) ad assumersi la responsabilità patrimoniale in proprio per eventuali danni a persone e/o cose nell’ambito degli spazi concessi in uso, anche se causati dai partecipanti alle attività per le quali è rilasciata la concessione;

c) all’osservanza della normativa a protezione della pubblica incolumità, in materia di sicurezza antincendio, e di quella sulla sicurezza sui luoghi di lavoro di cui al D.lgs. n. 81/2008 - Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro e s.m.i.;

d) a utilizzare attrezzature e strumenti conformi alle normative vigenti;

e) ad attenersi scrupolosamente al progetto di allestimento approvato dal Concedente e allegato all’atto di concessione e sottoporre ogni sua eventuale variazione all’approvazione di quest’ultimo. In nessun caso sarà comunque consentito che le strutture dell’allestimento entrino in contatto con le superfici dell’edificio, come pure la posa in opera di staffe, chiodi, cavicchi ed altri mezzi di ancoraggio e fissaggio che possano interferire direttamente con la superficie medesima. Ciò detto vale, anche, per gli impianti di illuminazione e per le linee di alimentazione di apparecchiature tecniche appositamente impiegate dall’organizzazione.

f) a fornire al Concedente prima della data di occupazione degli spazi l’elenco del proprio personale e delle ditte dei fornitori che a vario titolo avranno accesso ai luoghi;

g) a restituire gli spazi concessi in uso integri, in modo decoroso e liberi da persone o cose e comunque nello stato originario in cui è avvenuta la consegna. A tal fine, al termine della concessione il Concedente provvederà a accertare lo stato di conservazione degli spazi e, qualora verifichi eventuali danni, lo comunicherà al Concessionario n. 15 giorni successivi.

5.1 Ogni onere di carattere finanziario e di responsabilità civile relativo all’uso degli spazi e allo svolgimento delle attività è a carico del Concessionario.

5.2 Il Concessionario dichiara di sollevare il Concedente da ogni responsabilità civile e penale per danni di qualsiasi natura cagionati con qualunque azione od omissione, a titolo doloso o colposo, a sé, al proprio personale, a terzi, alle cose e ai luoghi concessi in uso.

5.3 A tale fine il Concessionario deve essere in possesso di idonea polizza assicurativa di Responsabilità Civile verso terzi e RCO (prestatori di lavoro) per danni (a persone e cose) con massimale commisurato all’entità del rischio non inferiore a € 1.500.000,00 (un milionecinquecentomila/00) in corso di validità e di cui rilascerà copia contestualmente alla sottoscrizione dell’atto di concessione.

6.1. A garanzia di eventuali pregiudizi che possano derivare agli spazi concessi in uso sarà richiesta una cauzione costituita anche mediante fideiussione bancaria o assicurativa, di cui all’art. 108 del Codice dei beni culturali e del paesaggio e di cui rilascerà copia contestualmente alla sottoscrizione dell’atto di concessione.

6.2. La cauzione sarà restituita una volta accertato che gli spazi in concessione non hanno subito danni e le spese sostenute sono state rimborsate.

7.1. Qualsiasi attività non compresa all’interno dell’atto di concessione e in ogni caso non preventivamente autorizzata dal Concedente potrà determinare la revoca della concessione.

7.2. In tale ipotesi al concessionario non sarà dovuto alcun indennizzo.

È fatto espresso divieto al Concessionario di cedere a terzi la concessione.

9.1. Nel caso del mancato utilizzo della concessione il Concedente tratterrà il canone stabilito all’art. 3.

9.2. Nel caso di mancato ritiro delle attrezzature, arredi e altro materiale negli spazi oggetto di concessione, che ne comporti la rimozione oltre i termini concordati, il Concessionario corrisponde una penale pari al 20% del canone di concessione per ogni giorno di permanenza.

10.1 Competente per ogni controversia derivante dal presente contratto è il Foro di Roma.

10.2 Il Concedente e il Concessionario si danno reciprocamente atto che tutte le clausole del presente contratto, singolarmente e congiuntamente tra loro, sono frutto di specifica e diretta negoziazione tra le stesse e pertanto non trovano applicazione gli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile.

10.3 Il presente accordo è regolato dalla Legge Italiana; per quanto non espressamente in esso stabilito, si rinvia al Codice Civile e, per quanto esistenti ed applicabili, alle leggi ed ai regolamenti vigenti in materia.